OTA-Provisionen optimieren: Vertriebskosten senken

Was bedeutet die Optimierung von OTA-Provisionen?

OTA-Provisionen zu optimieren bedeutet, Kosten und Nutzen von Buchungen über Online-Reiseportale zu steuern. Dazu gehören ein korrekter Provisionsabgleich, die Kontrolle von Aktionen und Entscheidungen über den Kanalmix. Ziel ist ein höherer Deckungsbeitrag nach Vertriebskosten, nicht einfach der niedrigste Provisionssatz oder der höchste Direktbuchungsanteil.

OTAs können Nachfrage erschließen, die eine Hotelgruppe selbst nur schwer erreicht. Ein teurerer Kanal kann sinnvoll sein, wenn er profitable Aufenthalte bringt, die sonst ausbleiben würden. Umgekehrt kann ein niedriger nomineller Provisionssatz teure Rabatte, bezahlte Sichtbarkeit oder Zahlungsgebühren verdecken.

Mit der richtigen Umsatzbasis beginnen

Berechnen Sie die Provision auf den Umsatz, der unter den jeweiligen OTA-Vertrag fällt, nicht auf den gesamten Portfolioumsatz. Prüfen Sie die vertragliche Bemessungsgrundlage, die geltenden Provisionssätze und die Behandlung von Stornierungen, No-Shows, Steuern, Zusatzleistungen und Korrekturen. Zahlungs- und Abrechnungsmodelle unterscheiden sich: Nicht immer zieht die OTA die Zahlung des Gastes ein und überweist den Rest nach Abzug der Provision.

Jährliches Rechenbeispiel in US-Dollar: Angenommen werden unveränderte Zimmerpreise, tatsächlich erfolgte Aufenthalte und ein unveränderter Gesamtzimmerumsatz. Zur Vereinfachung entspricht die Provisionsbasis dem OTA-Zimmerumsatz; andere OTA-Gebühren ändern sich nicht.

• Gesamter Zimmerumsatz des Portfolios: 10 Millionen USD.
• OTA-Anteil am Zimmerumsatz: 50 %, also 5 Millionen USD.
• Angenommene OTA-Provision: 20 %, also 1 Million USD.
• 20 % des bisherigen OTA-Zimmerumsatzes werden auf Direktkanäle verlagert: Das sind 1 Million USD; der OTA-Anteil am Gesamtzimmerumsatz sinkt von 50 % auf 40 %.
• Brutto vermiedene Provision: 1 Million USD × 20 % = 200.000 USD.
• Angenommene zusätzliche Direktvertriebskosten: 1 Million USD × 8 % = 80.000 USD.
• Vertriebskostensenkung: 200.000 USD − 80.000 USD = 120.000 USD, vor weiteren Veränderungen.

Die Verlagerung von 20 % bezeichnet hier eine relative Verringerung des OTA-Umsatzes, keine Abnahme des gesamten OTA-Anteils um 20 Prozentpunkte. Provisionssatz und Direktkostenquote sind Beispielannahmen, keine Anbieterpreise und keine Einsparungsprognose. Ändern sich Nachfrage, Rabatte, Zimmerpreise oder Betriebskosten, müssen Sie neu rechnen, statt vermiedene Provision als Gewinn zu betrachten.

1. Tatsächliche Kosten je Hotel und Kanal abgleichen

Gleichen Sie Reservierungsnummern und tatsächlich erfolgte Aufenthalte mit OTA-Rechnungen, Abrechnungen und Ihrer Buchhaltung ab. Prüfen Sie Stornierungen, No-Shows, Erstattungen und Provisionskorrekturen innerhalb der Meldefristen der jeweiligen Plattform. Klären Sie Abweichungen, bevor Sie eine Rechnung bezahlen oder beanstanden.

• Umsatz: Verwenden Sie für alle Kanäle dieselbe Zimmerumsatzbasis und denselben Berichtszeitraum.
• Vertriebskosten: Berücksichtigen Sie Provisionen, bezahlte Platzierungen, Marketing, Zahlungsgebühren und relevante Technologiekosten.
• Direktvertriebskosten: Beziehen Sie Suchmaschinenwerbung, Metasuche, Buchungsmaschinengebühren, Gästevorteile und das Reservierungsteam nach einer dokumentierten Zuordnungsmethode ein.
• Rabatte: Sind sie bereits im realisierten Zimmerumsatz enthalten, dürfen Sie sie nicht erneut als separate Kosten abziehen.

Für interne Vergleiche können Sie die Vertriebskostenquote als berücksichtigte Vertriebskosten geteilt durch den zugehörigen Zimmerumsatz, multipliziert mit 100, definieren. Benennen Sie die einbezogenen Kosten und verteilen Sie gemeinsame Kosten einheitlich. Umsatz nach Vertriebskosten ist kein Betriebsgewinn; die Leistungserbringung für den Aufenthalt und der Hotelbetrieb verursachen weiterhin Kosten.

2. Nachfrage bewerten, nicht nur den Provisionssatz

Vergleichen Sie Kanäle nach Hotel, Aufenthaltsdatum und Zimmertyp. Prüfen Sie realisierte Raten, tatsächlich genutzte Zimmernächte, Stornierungen, Aufenthaltsdauer, Akquisitionskosten und den Beitrag nach Abzug der definierten Kosten. Längere Aufenthalte oder Wiederholungsbuchungen sind nicht automatisch profitabler.

Fragen Sie, ob ein Kanal nachfrageschwache Termine füllt, zusätzliche Märkte erreicht oder Buchungen verdrängt, die Sie günstiger gewinnen könnten. Testen Sie Änderungen zunächst für eine begrenzte Auswahl vergleichbarer Termine oder Hotels. Eine niedrigere Provisionsrechnung infolge weniger belegter Zimmer ist nicht zwangsläufig eine Verbesserung.

3. Aktionen kontrollieren und Vertragsbedingungen prüfen

Dokumentieren Sie Basisprovisionen, optionale Sichtbarkeitsprogramme, Mobilangebote, Mitgliederrabatte und mögliche Kombinationen von Aktionen. Prüfen Sie, wer jeden Rabatt finanziert und ob zusätzliche Gebühren anfallen. Bewerten Sie den zusätzlichen Deckungsbeitrag, nicht nur die von einer Aktion gemeldeten zusätzlichen Buchungen.

Besprechen Sie verhandelbare Konditionen mit Ihrem OTA-Ansprechpartner, ohne davon auszugehen, dass die Portfoliogröße einen niedrigeren Satz garantiert. Prüfen Sie Rechtsordnung und Vertrag des Hotels, bevor Sie öffentliche Preise, Mitgliederraten oder Paketpreise ändern.

Ratenparität ist keine allgemeine gesetzliche Pflicht. Nach Angaben der Europäischen Kommission verbietet der EU Digital Markets Act Paritätsklauseln von Booking.com. Gewerbliche Nutzer dürfen auf anderen Kanälen abweichende, auch günstigere Preise und Konditionen anbieten. Übertragen Sie diese EU-Regel nicht pauschal auf jede Plattform oder jeden Markt. Der Begriff Ratenparität erklärt den Unterschied zwischen vergleichbaren Preisen und vertraglichen Beschränkungen.

4. Direktbuchungen erleichtern, ohne ihre Kosten auszublenden

Stellen Sie Gesamtpreise, Zimmerdetails, Stornierungsbedingungen und Zahlungsschritte auf Mobilgeräten und am Desktop klar dar. Messen Sie Abbrüche im Buchungsablauf, statt eine unbelegte Zeitgrenze festzulegen. Eine bessere Website kann die Conversion-Rate verändern, bestimmt aber nicht den vertraglichen Provisionssatz einer OTA.

Testen Sie Vorteile, die Gäste schätzen und Ihr Team liefern kann, bei Bedarf unter Verfügbarkeitsvorbehalt. Kalkulieren Sie deren Kosten ein und nutzen Sie Gästekontaktdaten nur im Rahmen der Datenschutzregeln, Werbeeinwilligungen und Kanalverträge. Der Leitfaden zu Direktbuchungsstrategien behandelt Buchungserlebnis und Stammgastansprache ausführlicher.

5. Vertriebssteuerung richtig einsetzen

Ordnen Sie jeden Zimmertyp und Ratenplan dem vorgesehenen Gegenstück im jeweiligen Kanal zu. Ein reines Direktangebot darf nicht allein deshalb an OTAs verteilt werden, weil es Ihre günstigste Rate ist. Prüfen Sie neben Preisen auch Restriktionen und berechtigte Zielgruppen.

Ist der Zimmerbestand ausgeschöpft, müssen die verbleibenden Verfügbarkeiten über alle angebundenen Verkaufskanäle aktualisiert werden, nicht nur im Direktkanal. Bevor Sie einen Kanal bei noch verfügbaren Zimmern einschränken, berücksichtigen Sie Nachfrage, vertragliche Verpflichtungen und das Risiko, profitable Aufenthalte zu verlieren. Prüfen Sie die Übermittlung und gleichen Sie Reservierungen nach Störungen ab; Synchronisierung garantiert keine vollständige Vermeidung von Überbuchungen.

Was Technologie leisten kann und was nicht

Ein Channel Manager tauscht Raten, Verfügbarkeiten, Restriktionen und Reservierungen mit unterstützten Kanälen aus. Ein CRS zentralisiert Reservierungen und kommerzielle Steuerung, eine Buchungsmaschine stellt den Buchungsablauf für Gäste bereit, und ein PMS unterstützt den Hotelbetrieb. Funktionen können sich innerhalb einer Plattform überschneiden; ein separates Produkt für jeden Begriff ist nicht immer nötig.

ChannelRUSH bietet Channel-Management-, CRS- und Buchungsmaschinenfunktionen und integriert unterstützte externe PMS-Systeme; ein eigenes PMS stellt ChannelRUSH nicht bereit. Diese Funktionen helfen, eine Vertriebsstrategie umzusetzen. Sie ermitteln nicht automatisch die vollständigen Akquisitionskosten des Hotels und garantieren keinen profitablen Kanalmix.

Verbinden Sie für Provisionsanalysen geprüfte Reservierungsdaten mit OTA-Rechnungen, Zahlungsunterlagen, Marketingausgaben und Kostenzuordnungen aus der Buchhaltung. Prüfen Sie die verfügbaren Berichtsfelder und Exporte Ihrer Konfiguration, statt anzunehmen, dass eine Vertriebsübersicht sämtliche Kosten enthält. ChannelRUSH verteilt konfigurierte Raten, ist kein RMS für Preisempfehlungen und bietet derzeit kein Rate Shopping für öffentliche OTA-Preise.

Das praktische Ziel

Prüfen Sie Vertriebskosten und realisierte Beiträge regelmäßig je Hotel und für das gesamte Portfolio. Erhalten Sie profitable Nachfrage, beseitigen Sie vermeidbare Kosten und testen Sie Kanaländerungen vor einer breiten Einführung. Weniger Provision ist dann hilfreich, wenn sich die Gesamtwirtschaftlichkeit verbessert, nicht wenn Kosten lediglich an anderer Stelle entstehen.

Quelle: Europäische Kommission: Pflichten von Booking.com nach dem Digital Markets Act (auf Englisch).